หน้าแรก     สารบัญ     พิมพ์     ออก
กลับ 4/6 ต่อไป
วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจ : รหัสวิชา 05-550-251
หน่วยที่ 2 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ และการประมวลผลข้อมูล (ต่อ) - การประมวลผลข้อมูล - กรรมวิธีในการประมวลผลข้อมูล

ภาพที่ 2.1 การบันทึกข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล

กรรมวิธีในการประมวลผลข้อมูล

1. การบันทึก (Recording) คือ การรวบรวมข้อมูลต่างๆ อาจทำได้โดยการจดด้วยมือ ใช้ปากกาเป็นอุปกรณ์ นอกจากนี้อาจใช้อุปกรณ์อื่นๆ ช่วยในการบันทึกแทนสมุด ดินสอ ปากกา เช่นเครื่องจักรในการบันทึก (Data Entry) เครื่องพิมพ์ดีด(Typewriter) แล้วเข้าสู่หน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์

2. การแยกประเภท (Classifying)
คือการจัดการข้อมูล ที่มีลักษณะแตกต่างกัน แล้วมาจัดให้เป็นกลุ่มเป็นพวก เช่น การจัดแยกตามชนิดของสินค้า ลักษณะของสินค้า เป็นต้น

3. การจัดลำดับ (Sorting)
เมื่อคัดเลือกข้อมูลที่แบ่งแยกแล้ว นำมาจัดลำดับก่อน-หลัง เพื่อให้สะดวกแก่การประมวลผล วิธีเรียงลำดับอาจเรียงจากน้อยไปหามาก (Ascending) หรือจากมากไปหาน้อย (Descending)
     
4. การคำนวณ (Calculating)
ส่วนใหญ่แล้ว การประมวลผล ข้อมูลที่ใช้ในสำนักงานบริษัททั่วไป งานธุรกิจธนาคาร จะมีการคำนวณมาก และเป็นงานคำนวณ ที่ค่อนข้างยุ่งยาก สลับ
ซับซ้อน เช่น การคำนวณเงินเดือน ของพนักงาน การคำนวณภาษี การคำนวณโบนัส เป็นต้น ซึ่งเป็นการช่วยลด ภาระการทำงานของมนุษย์ได้เป็นอย่างดี และมีประสิทธิภาพมาก
คลิกเพื่อดูภาพขยาย ภาพที่ 2.1 การบันทึกข้อมูล

5. การสรุปผล (Summarizing) คือการนำข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดมาวิเคราะห์พิจารณา เพื่อช่วยในการตัดสินใจของนักธุรกิจ และช่วยให้การบริหารงานเป็นไปอย่างคล่องตัวยิ่งขึ้น

6. การเก็บข้อมูล (Storing)
จุดประสงค์ของการประมวลผลขั้นตอนนี้คือ สามารถนำข้อมูลมาใช้ในภายหลังได้อีกตามต้องการ ซึ่งข้อมูลที่เก็บไว้นั้นต้องเก็บอย่างมีระเบียบ เพื่อสะดวกในการค้นหา อุปกรณ์ที่ใช้เก็บข้อมูล ซึ่งใช้ร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ คือ เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) และจานแม่เหล็ก (Magnetic Disk)

7. การนำข้อมูลกลับมาใช้ (Retrieving)
เมื่อมีการบันทึกข้อมูลแล้วจะนำมาใช้อีกครั้งในภายหลัง ไม่ว่าจะเป็นการนำมาใช้ประมวลผล การวิเคราะห์ตัดสินใจพิจารณาปัญหาต่างๆ ซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์จะทำได้ดี และรวดเร็วมากกว่าการใช้บุคคลเป็นผู้ค้นหาข้อมูล

8. การลอกข้อมูลซ้ำ (Reproducing)
เป็นการลอกข้อมูลซ้ำกันหลายๆ ชุด สามารถทำได้หลายวิธี เช่น ให้พนักงานคัดลอกลงบนกระดาษ ใช้เครื่องถ่ายเอกสาร หรือสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์พิมพ์เอกสารออกมาซ้ำกันได้หลายๆ ชุด เป็นการประหยัดเวลา และได้รูปแบบที่สวยงาม

9. การสื่อสารข้อมูล (Communication)
เป็นการส่งข้อมูลไปยังสาขาของบริษัทหน่วยงานต่างๆ องค์การธุรกิจที่เกี่ยวข้อง วิธีการสื่อสารข้อมูล ไม่จำเป็นต้องใช้บุคคลเท่านั้น ยังมีวิธีอื่นโดยใช้เครื่องมือ เช่น โทรศัพท์ Fax และการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์